ترتيب الأولويات 

يعد ترتيب الأولويات من أهم المهارات التي يجب على كل إنسان تعلمها خلال مسيرته الحياتية. حيث أن بدون ترتيب الأولويات يكون من الصعب تحقيق الأهداف وإدارة المشاعر الخاصة بها، بالتالي يقل تقديرك لذاتك وتطويرها بحيث أنك لا تعلم ما هي أولوياتك فلن تعرف كيف تبدأ وأين تنتهي.

كيفية ترتيب الأولويات

عليك أن تعرف هدفك جيداً

كي تبدأ بترتيب أولوياتك عليك أن تعرف ما هي الغاية من ترتيب هذه الأولويات، فالغاية أو الهدف هو المحرك الأساسي لك، وعلى إثرها إن كنت تعرف غايتك سيكون من الأسهل عليك أن ترتب كل أمورك من حولك لتصب بالنهاية لتحقيق هدفك ونجاحك.

ضع خطة قصيرة المدى أولاً

هذا يعني أن تضع خطة لجزء صغير من هدفك وتبدأ على الفور تحقيقه، لا تخطط لأكثر من ذلك، لأن بذلك تكون تضيع هدفك و أفكارك، ركز فقط على أول جزء من الهدف وابدأ بالفور. 

اعرف احتياجاتك

خلال تحقيق الجزء الأول من الهدف النهائي، ستتكون لديك فكرة عن احتياجاتك بشكل أعمق، فعند ذلك ستضح خطة الجزء الآتي بشكل أفضل.
قد تتغير الخطة في بعض الأحيان، لذلك كن مرن في وضع الخطة، واجمع السيناروهات المحتملة، وضع البديل المناسب لكل سيناريو. 

ضع جدول للوقت

من خلال تقسيم المهات في كل جزء، تستطيع أن تكون أسرع في إنجاز كل مهمة بالتالي أسرع في تحقيق الهدف. يمكن تقسيم المهام كالتالي:

عاجل ومهمّ: تحديد موعد مع طبيب امن أجل المعالجة	غير عاجل ومهمّ: تخطيط لنزهة عائليّة الأسبوع المقبل
عاجل وغير مهمّ: الردّ على مكالمات هاتفيّة ليست ذات أهمّية	غير عاجل وغير مهمّ: تصفّح مواقع التواصل الاجتماعي لأكثر من ساعة مع عدم وجود حاجة حقيقيّة

فوائد المثلث الذهبي في ترتيب الأولويات

المثلث الذهبي هي طريقة فعّالة في تحديد الأولويات، وهو مبدأ مهمّ يستخدمه مدراء المشاريع في كلّ مكان. 

مثّل كلّ مهمّة من المهام في قائمتك بمثل متساوي الأضلاع، حيث يمثّل كلّ ضلع عنصرًا أساسيًا لإتمام المهمّة. هذه العناصر هي: الوقت اللازم لإتمام المهمّة “Time”، الميزانية التي تحتاجها أو التكلفة “Cost”، وأخيرًا خصائص المهمّة ومميزاتها “Scope”. 

بعد الإستعانة بهذا المثلث، سيكون من السهل عليك تحديد كل مهمة كم تحتاجج من الوقت، كم ميزانيتها، وأيضاً مميزاتها وماذا ستضيف لك، وكيف تستفيد منها لكي تخطط لكل شيء قادم. 

مبدأ التهم الضفدع أولاً في ترتيب الأولويات 

“التهم هذا الضفدع” هو اسم كتاب من تأليف براين ترايسي، وهو مصطلح في اللغة الإنجليزية يعبّر عن ضرورة البدء بتنفيذ المهام الصعبة أوّلاً، حتى لو لم تكن راغبًا في ذلك.

وهنا ينصح الكاتب الأمريكي الشهير ومؤلف رواية توم سوير، مارك توين قائلاً: “إن بدأت بالتهام الضفدع أولاً (القيام بتلك المهمّة في قائمتك والتي تتجنّب البدء بها)، فإن بقية النهار ستمرّ كجولة بحرية سلِسَة.

وهذا يعني أن لا تسمح للتأجيل والمماطلة بالسيطرة عليك، حيث أنّ بداية يومك ستحدّد مدى إنتاجيتك وفعالية أدائك، أنجز تلك المهمّة الصعبة المملة وسترى تأثير ذلك على بقية المهام في قائمتك. 

نظرية الأسباب الخمسة

تساعدك نظرية الأسباب الخمسة أو الـ “Five Why’s” اليابانية في معرفة مدى أهمّية المهام والأولويات في قائمتك.

فمثلاً حاول أن تختار مهمّة معيّنة، واذكر الأسباب التي تجعل منها ذات أهمية كبرى. كلّما قلّت الأسباب التي تجعل من هذه المهمّة أولوية بالنسبة لك، قلت أهميّتها.

ومن اسم هذه النظرية “الأسباب الخمسة”، كلما زادت الأسباب عن الخمس أسباب زادت أهميتها أكثر فأكثر.